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Caja de actividades y herramientas para el seguimiento y evaluación de planes de mejora organizacional

¿Por qué una caja de herramientas para evaluar planes de mejora organizacional?
Resulta cada más vez clara la tendencia hacia un mayor énfasis en la realización de diagnósticos y evaluaciones de capacidades de las organizaciones que participan de procesos de desarrollo humano. El desarrollo de capacidades organizacionales supone un cambio de enfoque en las prácticas de mejora organizacional hasta ahora muy orientadas, la experticia temática, al nivel de proyecto y a la obtención de recursos financieros.
El proceso de cambio o mejora de capacidades organizacionales tiene diversos momentos. Una primera etapa es la evaluación organizacional. Las evaluaciones de proyectos, de experticia temática o de capacidad financiera no pueden concebirse separadas del análisis de las organizaciones que las planifican, implementan y apoyan. La organización es un sistema complejo con múltiples componentes en interacción y cambio permanente. La evaluación organizacional entonces, se refiere al conjunto de aspectos claves del sistema que forma cada organización.

El diagnóstico de capacidades organizacionales no puede concluir de modo eficaz sin un instrumento de cambio que exprese en términos muy concretos las orientaciones y acciones a realizar para mejorar el desempeño de la organización. Este instrumento es denominado como plan de mejora organizacional. Los planes de mejora exigen a su vez de acciones de seguimiento y evaluación. Esta caja de herramientas contiene un conjunto de actividades y herramientas que pretenden servir de apoyo a las acciones de seguimiento del progreso o avances del plan de mejora.

Para una mejor comprensión de las actividades que proponemos trabajamos una parte introductoria sobre enfoques y conceptos de desarrollo y evaluación organizacional. La segunda parte del documento esta dedicada a señalar los momentos del proceso de cambio organizacional para entender el rol y ubicación del plan de mejora y del momento mismo del seguimiento del plan en el proceso. La tercera parte se refiere a las metodologías de elaboración del plan de mejora y sus componentes en una versión “típica” de plan. La cuarta y última parte, es la caja propiamente dicha, pues contiene las actividades y herramientas de seguimiento o evaluación.

El plan, en tanto resultado de un proceso participativo, está orientado a los intereses y prioridades específicas de cada organización en proceso de cambio. Supone la formación de un equipo responsable del proceso, al que hemos definido como: “Comité de Gestión de Plan de Mejora”, constituido por miembros de la organización apoyado por facilitadores externos.

El documento pretende ser un aporte para quienes trabajan como facilitadores externos o internos (integrantes del comité de gestión) de procesos de mejora organizacional con un enfoque sistémico. Este enfoque requiere de mayor desarrollo conceptuales, metodológicos y de sistematización; de allí la necesidad de contar con textos de apoyo para quienes estamos abocados en estas tareas.

Autor(es): Juan Carlos Giles